Kommunikációs csatornák home office-ban – mikor melyiket használjuk?
Ha számunkra fontos emberekről és témákról van szó, egyáltalán nem mindegy, hogy milyen mély kölcsönös megértés alakul ki a kommunikáció során. Ugyanakkor persze az sem, hogy mennyi időt vesz igénybe a kommunikáció.
Számtalan különböző csatornán kommunikálhatunk… és bizony elég gyakran rosszul választunk közülük.
Ha olvastál már konfliktust megoldani próbáló, hetek óta duzzadó e-mail pingpongmeccset, vagy keveredtél negyedórás beszélgetésbe egy időpont egyeztetése miatt, akkor tudod, mire gondolok.
Szerintem szuper, hogy sokféle lehetőség közül választhatunk. Ha értjük, hogy melyik mire alkalmas, könnyebbé tehetik az életünket.
Először azt érdemes átgondolnunk, hogy egy személyes találkozással járó beszélgetés során mit is fogadunk be, még akkor is, ha ez most nem igazán opció.
A szakemberek szerint 55%-ban a testbeszéd, a mimika, a gesztikuláció – azaz a kommunikáció hangokhoz egyáltalán nem köthető összetevői adják az információt.
38%-ban hatnak ránk a beszéd non-verbális jegyei, mint a hangszín, hangerő, dinamika, hangsúlyok stb. …
Meglepő, de maguk a szavak, illetve azok jelentése mindössze az infó 7%-át adják.
Egyszer hallottam egy anekdotát arról, hogy egy régi magyar vándorszínházban abból állt a „felvételi”, hogy a jelentkező hányféleképpen tudja elmondani azt az egyszerű mondatot, hogy „Esik az eső”. Ez jól mutatja, hogy a testbeszéd és a hang hogyan változtatja meg az igazi mondanivalót.
Az adatok alapján felállíthatunk egy gyors sorrendet a leggyakoribb kétirányú kommunikációs csatornák között aszerint, hogy mennyire támogatják a mély és kölcsönös megértést.
- A személyes, élő találkozással történő beszélgetés ebben verhetetlen, ott minden jelen van. Ezt most nélkülöznünk kell.
- Kicsit kevesebb, de még mindig elég sok infót ad egy videóhívás.
- A telefonnál már csak a hang marad meg, nem látunk semmit.
- Ha e-mailre váltunk, már csak a szöveg jut el hozzánk.
- Chat vagy sms esetén már a szöveg mennyisége is elég csekély és sok a rövidítés.
Persze ha az adott kommunikáció átlagos időigénye szerint priorizálunk, épp fordított lesz a sorrendünk.
A két szempont alapján érdemes tudatosan választanunk.
Ha tudjuk, hogy az adott téma logikailag bonyolult, érzelmileg túlfűtött, konfliktusos, vagy a partnerünk nehéz eset számunkra, esetleg fontos a kapcsolat építése, akkor érdemes a korábbi listánkon minél feljebb szereplő csatornát választanunk. Praktikusan most ebben a videóhívás a nyerő a személyes találkozók hiányában.
Például a csapatunkkal a következő hónapokra szóló stratégia kidolgozását, vagy egy mindenkit mélyen érintő változás bejelentését, kezelését nem tudjuk eredményesen megoldani e-mailen vagy sms-ben.
Ha az e-mailed hosszabb fél-egy oldalnál és még hasonló terjedelmű válaszokat is vársz rá, ami újabb gondolatokat generálhat – majdnem biztos, hogy időt spórolnátok egy videós megbeszéléssel.
Ugyanakkor teljesen felesleges akár csak videó vagy telefonhívást használnunk, ha csak egyszerű információt szeretnénk átadni, vagy adatot, időpontot szeretnénk valakivel egyeztetni. Ilyenkor az email / sms / chat spórol időt. Egy mondatot gyorsabb leírni és a másik oldalon elolvasni, mint egy beszélgetés elején csak a small talk önmagában.
Összefoglalva: A célhoz és a körülményekhez tudatosan válaszd ki a megfelelő csatornát! A home office nehezített terepén különösen.
Így egyszerre spórolhatsz meg időt és konfliktusokat.
