A home office magánya – Hogy segíthetsz ezen vezetőként?
Kevés dolog képes annyira lerombolni egy távmunkás motivációját és teljesítményét, mint a kirekesztettség érzése. Ráadásul ez akár rosszindulatot is szülhet, ami átragadhat másokra, vagy az egész csapatra is.
Nézzük hogyan alakul ki ez a rossz érzés és hogy mit tehetünk ellene.
Mitől alakulhat ki az kirekesztettség érzése?
- Egyszerűen magányos a kolléga a folyamatos home office-ban.
- Nem vagy eléggé elérhető számára.
- Az illető munkaköre nagyon „független”, ezért nehéz számára másokhoz kapcsolódni, másokkal együttműködni.
- Nem kap elég tájékoztatást, instrukciót vagy visszajelzést.
- Nem kérsz tőle gondolatokat és ötleteket.
- Kihagytad őt véletlenül egy közös elismerésből.
- Nincs a csapatnak egy rendszeres kommunikációs platformja.
- Nyelvi, kulturális vagy más okokból már amúgy is „kilógott” a csapatból, a távmunka erre még rá is erősített.
- A kolléga nem tesz elég energiát abba, hogy bevonódjon.
Vezetőként mit tehetünk ellene?
1. Kezdeményezz egy beszélgetést és tisztázd az érzés okait és erősségét!
A fenti listából látható, hogy sok különböző oka lehet a kirekesztettség érzésének. Ha egy négyszemközti video beszélgetésben leszűkíted a lehetőségeket, azzal sok időt és energiát spórolhatsz meg.
Ráadásul a kollégád biztosan értékelni fogja, hogy figyelsz rá, észrevetted a problémát, megérted őt és segíteni szeretnél.
„Figyelj Vera, elég gyakori, hogy aki otthonról dolgozik, az küzd az elszigeteltség érzésével. Úgy vettem észre, hogy nemigen szólaltál meg a legutóbbi megbeszéléseinken. Te hogy látod, elég interakcióban van részed? Szeretném, ha tudnád, hogy én és a csapat szívesen segítünk, hogy jobban bevonódj.”
Hallgass figyelmesen, tegyél fel tisztázó kérdéseket, ne védekezz, vállald fel, ha te vagy a csapat okoztátok ezt a helyzetet.
2. Engedd, hogy több együttműködést igénylő projektekben és feladatokban is részt vehessen!
Hajlamos vagy olyan nagy koncentrációt igénylő, egyemberes feladatokat osztani rá, amit egy magányos bunkerben is meg lehet oldani? Ha igen, akaratlanul is boldogtalanná teszed. Ráadásul az egész csapat teljesítőképességét fogod vissza azzal, hogy silóba zárod az illető egyedi meglátásait és ötleteit.
Még ha tényleg viszonylag autonóm is a munkaköre, akkor is van módja annak, hogy jobban bevonódjon:
- Kérd meg, hogy legyen egy projekt vezetője.
- Építs együttműködést igénylő összetevőket a feladatkörébe. Például javasold, hogy ő és egy kolléga kölcsönösen adjanak visszajelzést, értékeljék egymás munkáját havonta.
- Legyen része olyan kisebb projekteknek, amiben együtt dolgozhat másokkal. (Pl. egy folyamat dokumentálása, tanulócsoport felállítása, sokszínűségi kezdeményezés…)
3. Találd ki, hogy lehet elismerni, együtt ünnepelni otthon dolgozókkal!
Irodai környezetben könnyebb lufikkal, pezsgővel és tortával megoldani az ünneplést. Az otthon dolgozók szintén sóvárognak utána, de nekik gyakran csak egy mosolygós emoji jut.
Úgy adj elismerést, ahogy az neki jólesik, bármit is jelentsen az.
Ünnepelni egy virtuális meetingen is lehet, de akár küldhetsz egy ajándékcsomagot is, vagy egy elismerő emailt, amire a többieket is ráteszed.
Azzal is jobban bekapcsolhatod őket a csapat életébe, ha közösen ötleteltek egy másik csapattag megünneplésén.
4. Gondoskodj róla, hogy jó működő kommunikációs eszközeitek legyenek, és hogy mindenki tudja, hogy mikor és hogyan használja őket!
Képzeld el, hogy a csapatod zöme imádja a chat szoftveredet, miközben az elszigetelődött kollégád utálja is és nem is igazán tudja, hogy használja. Így aztán kimarad a chatből és elhidegül a csapattól. Vagy épp fordítva. Ő egy buzgó csevegő volna, de a többiek nem, ettől éppúgy idegennek érezheti magát.
Először is, kérdezd meg magadtól, hogy megvannak-e a jó eszközeitek. Ha több valós idejű kommunikáció szükséges, van hozzá megoldásod? Ha igen, tudják is, hogyan használják jól? Tanítsd őket rá, vagy bízz meg ezzel egy tapasztalt csapatagot. Aztán ha hibát látsz, tekintsd jó alkalomnak, hogy tisztázhasd, mikor, hogyan kommunikáljunk: „Az ilyen határidőkről szóló beszélgetésbe vonjunk inkább be mindenkit. Tartsunk egy zoom meetinget, hogy mindenki elmondhassa a meglátásait.”
5. Bátorítsd a kollégát, hogy hallassa a hangját és kapcsolódjon másokhoz!
A kolléga lehet, hogy öntudatlanul is belesüpped az áldozat szerepébe ahelyett, hogy proaktívan felszólalna a virtuális meetingeken, visszajelzést kérne vagy informálna másokat az ügyeiről. Ez egy szerencsétlen, de érthető állapot. Távmunkásként néha könnyebb elbújni, mint bekapcsolódni.
Sok-sok bátorítással átlendíted ezen. Mutass rá olyan helyzetekre, amikor értékesen hozzájárulhatna a megbeszélésekhez. Ha pedig kérdése van, vagy visszajelzést kér, ne mindig alapból te válaszolj. Ez egy jó alkalom, hogy másokkal is összekapcsolódjon.
6. Kapcsold össze az elszigetelődött kollégát egy vele egy szinten dolgozó másik kollégával, aki a coacha vagy mentora lehet!
Az a jó, ha ez közelebb van a „barát” fogalmához, mint valamilyen erőtől duzzadó megmondóember szerephez. Egy azonos szemmagasságú kapcsolat táplálja a tudásmegosztást, az együttműködést, és mindkét fél fejlődését szolgálhatja.
Ez sok variációs lehetőséget nyúlt, attól függően, hogy ki milyen készségekkel és célokkal rendelkezik van, vagy épp milyen helyzetben van. Keresd, ki kivel passzolhatna össze ilyen célból. Nem feltétlenül kell ennek formális, dokumentált dolognak lennie, egy rendszeres „virtuális kávézás” kettejük között pont jó lehet.
„Timi, tudom, hogy neked sok jó tapasztalatod van már a home officeról. Volna-e kedved kb. hetente Verával kapcsolódni és segíteni neki ebben? Talán kezdhetnétek azzal, hogy megosztod vele, hogyan tudsz jól együttműködni a többiekkel így, távol tőlük. Mit gondolsz?
7. Adj több hozzáférést – magadhoz és hiányzó információkhoz!
Mi újság veled? Te megadod a távmunkásodnak azt, amire szüksége van ahhoz, hogy boldoguljon? Lehet hogy több visszajelzést, coachingot vagy emberi beszélgetést igényel tőled. Vagy szüksége van arra, hogy jobban értse a tágabb kontextust, mint a csapat vagy a cég stratégiáját vagy jövőképét. Ezeket nehezebb jól érteni messziről.
Attól függően, mi hiányzik neki, fontold meg a következőket:
- Biztosíts számára több időt. Lehet, hogy hosszabb 1-on-1 beszélgetések megoldanák a problémát. Plusz 15-30 perc nem tenne tönkre, de számára sokat jelenthet.
- Kapcsolódjatok sűrűbben. Lehet érdemes több, rövidebb megbeszélést tartanotok, így pl. heti meetingek helyett beszélhettek hetente kétszer, vagy akár naponta.
- Biztosíts többféle csatornát. Egyik kommunikációs felület sem alkalmas mindenre. Ha többféle formában is elérhető vagy, az segíthet a megfelelő kapcsolódásban.
8. Időről időre ellenőrizd a haladást, és ha szükséges, változtass!
Valószínűleg eleve úgy kerültél ebben a helyzetbe, hogy valami elkerülte a figyelmedet. Ennek a hibának az ismételgetése alááshatja bármelyik megoldás eredményességét.
Helyette legyen egy fix téma a rendszeres 1-on-1 megbeszéléseteken mind az eredeti probléma, mind a megoldás, amivel próbálkoztok. Így követhetitek a haladást és változtathattok, ha szükséges. Kérdezd meg, hogy érzi magát. Jobb neki mióta rábíztad azt a projektet? Vagy csak még feszültebb lett a plusz felelősségtől? Segít neki az új mentora? Vagy csak rabolják egymás idejét? Kérdezz rá, hogy te vagy a csapat esetleg megszegtétek-e bármelyik ígéreteteket. Volt-e olyan eset (megbeszélés, ünneplés, információ áramlás), amikor nem vontátok be elég jól őt?
