30 perc hetente – 10 perc naponta a legfontosabb feladatok átnézésére és beütemezésére
Miért csináljuk?
Lehet, hogy tisztában vagyunk azzal, milyen céljaink vannak – de ez még nem garantálja, hogy el is érjük őket. A kutatások szerint a tervezés – egészen pontosan az amelletti elköteleződés, hogy egy feladatot egy bizonyos időpontban fogunk elvégezni – több mint kétszeresére növeli annak az esélyét, hogy elérjünk egy kitűzött célt. Az alábbi egyszerű tervezési folyamat, amely az 5 döntés a kivételes teljesítményért programból származik, megakadályozza, hogy a sürgősnek tűnő mindennapi teendők felemésszék az időnket – és lehetővé teszi, hogy azokra a feladatokra fókuszáljunk, amelyekkel valóban a céljaink felé haladunk.
Hogyan csináljuk?
1. Ütemezzünk be 30 perces heti és 10 perces napi tervezést!
Ha most azonnal beütemezzük őket a naptárunkba, azzal könnyebben elköteleződünk a rendszeres tervezés mellett. Válasszunk olyan időpontot, amely jól illeszkedik a munkarendünkhöz! A 30 perces tervezést például beilleszthetjük péntek délutánra (van, aki szereti úgy zárni a munkahetet, hogy felkészül a következőre), de hétfő reggelre is (van, aki tisztábban lát, miután elszakadt egy kicsit a munkától). Ugyanígy beütemezhetjük a napi tervezést a nap végére vagy a következő nap elejére.
2. A heti tervezés során írjuk le azt a 3-5 legfontosabb heti teendőnket, amellyel növelhetjük az eredményességünket!
Bizonyos feladatok maguktól értetődőek, például egy nagy projekt, amelynek csütörtökön van a határideje. Mások azonban kevésbé szembeötlők. Szánjuk rá 30 percet, hogy reflektáljunk arra, mi is az igazán fontos – ne csak a sürgős tennivalókra reagáljunk! Dönthetünk például úgy, hogy az egyik legfontosabb feladatunk az, hogy építsük a kapcsolatunkat a főnökünkkel. A lista összeállításánál kérdezzük meg magunktól a következőket:
- Mit szükséges tennem azért, hogy előrelépjek a legfontosabb céljaim felé?
- Mit csinálhatok jobban azért, hogy sikerre vezethessem a csapatomat és a vezetőmet?
- Milyen magánéleti tevékenységeknek (pl. testmozgás, időtöltés a családdal) szükséges szerepelniük a listán?
3. Határozzuk meg, melyik feladatra mennyi idő szükséges, és ütemezzük be ezeket a blokkokat a hétre!
Nem minden fontos feladat igényel sok időt (a főnökünkkel pl. mélyebb kapcsolatot alakíthatunk ki egy rövid heti meeting során is). Azok a feladatok azonban, amelyek mély gondolkodást igényelnek, többnyire tovább szoktak tartani, mint amire számítunk, így érdemes realisztikusan megbecsülnünk az időt. Miután beütemeztük a feladatainkat, egyéb teendőket is beilleszthetünk a naptárunkba – álljunk azonban ellent a kísértésnek, hogy minden percet kitöltsünk! Mindig szükségünk lesz némi plusz időre azért, hogy szünetet tarthassunk, vagy elintézhessük a váratlanul felmerült teendőket.
4. A napi tervezés során mérjük fel a haladásunkat, és igazítsuk hozzá a naptárunkat!
A munkanapok még gondos tervezés mellett sem mindig alakulnak úgy, ahogy gondoltuk. Ez jó alkalom arra, hogy gyakoroljuk magunkon a számonkérhetőséget. A 10 perces napi tervezés során:
- jelöljünk ki időt azokra a feladatokra, amelyeket még nem fejeztünk be.
- ellenőrizzük a jövőbeni feladatainkat: Még mindig ezek a legfontosabb teendők, amelyeken dolgoznunk kell? Beütemeztünk elég időt arra, hogy jelentős haladást tehessünk bennük?
- ütemezzük be a mindenképpen elvégzendő feladatokat, amelyek időközben felmerültek.
© 2021 FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket! Hasonló cikkeket olvashatsz a Jhana portálon.
Minden hónapban jelentkezünk új cikkel az Építőkockákban.
TUDATTALAN ELŐÍTÉLETEK A SZERVEZETBEN?
